Kurumsal Baca Temizliği Hizmet Alım Teknik Şartnamesi Nasıl Hazırlanır? Satın Alma Yöneticileri İçin Uzman Rehberi

Kurumsal bir yapıda (Otel Zinciri, AVM, Fabrika, Franchise Restoran) Satın Alma veya Tesis Yönetimi (Facility Management) departmanındaysanız, “Baca Temizliği” hizmet alımı sizin için basit bir temizlik işi değil; ciddi bir risk yönetimi sürecidir.

Yanlış veya eksik hazırlanmış bir teknik şartname; hizmetin kalitesiz yapılmasına, gizli maliyetlerin ortaya çıkmasına ve en kötüsü yangın/iş kazası gibi durumlarda işletmenizin hukuki olarak savunmasız kalmasına neden olur. Çoğu işletme, internetten bulduğu kopyala-yapıştır şartnamelerle ihaleye çıkarak büyük hata yapar.

Servis Bakımı olarak, İstanbul genelinde yüzlerce kurumsal projeye imza atmış bir firma olarak; hem hizmet kalitesini garanti altına alacak hem de tedarikçileri doğru filtreleyecek **”Kurumsal Baca Temizliği Teknik Şartnamesi”**nin anatomisini çıkardık.

İşte bir şartnamede mutlaka bulunması gereken 7 kritik madde ve hazırlık aşamaları.

1. Hazırlık Aşaması: Envanter ve Metraj Çıkarma

Şartnameyi yazmaya başlamadan önce, neyi temizleteceğinizi netleştirmeniz gerekir. Tedarikçilerden “Elma ile Elma”yı kıyaslayabileceğiniz teklifler almak için şu veriler şartnamede olmalıdır:

• Lokasyon Listesi: Kaç şube/tesis temizlenecek? (Örn: İstanbul Avrupa Yakası 5 Şube, Anadolu Yakası 3 Şube).

• Sistem Tanımı: Temizlenecek alan sadece davlumbaz mı? Yoksa yatay kanal, dikey şaft, elektrostatik filtre ve fan motoru dahil mi?

• Metraj Bilgisi: Tahmini kanal uzunlukları (Örn: Toplam 150 metre yatay kanal).

• Erişim Durumu: Bacalara erişim için müdahale kapağı var mı? Vinç (Manlift) gerekli mi?

Servis Bakımı Önerisi: Eğer bu teknik verilere sahip değilseniz, ihaleye çıkmadan önce bizden “Ücretsiz Raporlama ve Keşif” talep edebilirsiniz. Böylece şartnamenize gerçekçi veriler yazarsınız.

2. Şartnamenin Olmazsa Olmaz 7 Maddesi

İyi bir teknik şartname, yoruma kapalı ve ölçülebilir olmalıdır. Aşağıdaki maddeleri taslağınıza mutlaka ekleyin.

Madde 1: Yasal Yetkinlik ve Belgeler

Hizmeti verecek firmanın yasal statüsü tartışmaya kapalı olmalıdır.

• “Yüklenici firma, İstanbul Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Daire Başkanlığı tarafından verilmiş güncel **’Baca Temizleme Yetki Belgesi’**ne sahip olmalıdır.”

• “Firma, personeline ait Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) belgelerini ve Yüksekte Çalışma Eğitim sertifikalarını iş başlamadan önce İSG birimine sunmalıdır.”

Madde 2: İşin Kapsamı ve “Kör Nokta” Bırakmama

Çoğu ucuz firma sadece davlumbazı siler, kanalı temizlemez. Şartname bunu engellemelidir.

• “Temizlik işlemi; davlumbaz eteklerinden başlayıp, tüm yatay kanallar, dikey şaftlar, dirsekler ve çatıdaki fan ünitesine kadar kesintisiz yapılacaktır.”

• “Yatay kanallarda her 3 metrede bir (veya dönüşlerde) Müdahale Kapağı (Access Door) yoksa, Yüklenici tarafından sızdırmaz sertifikalı kapaklar açılacaktır.”

Madde 3: Temizlik Yöntemi ve Kimyasallar

Bacanızın zarar görmemesi ve gıda güvenliği için yöntem belirtilmelidir.

• “Temizlikte; ağır yağları söken, metal yüzeye zarar vermeyen (korozyon önleyici), gıda tüzüğüne uygun endüstriyel kimyasallar kullanılacaktır. Kimyasalların MSDS (Malzeme Güvenlik Bilgi Formu) raporları sunulacaktır.”

• “Yöntem olarak; kanalın durumuna göre ‘Aktif Köpükleme’, ‘Sıcak Sulu Yıkama’ veya ‘Robotik Fırçalama’ kullanılacak, sadece buhar tutup bırakılmayacaktır.”

Madde 4: Validasyon (Doğrulama) Kriterleri

“Temizlendi” demek yetmez, kanıtlanmalıdır.

• “Yüklenici, her bir lokasyon için temizlik Öncesi ve Sonrası (tarih ve saat damgalı) yüksek çözünürlüklü renkli fotoğraflar ve video kayıtları sunacaktır.”

• “Opsiyonel: Temizlik sonrası Elcometer (Yağ Kalınlık Ölçer) ile yapılacak testte, yağ kalınlığının 50 mikronun altına düştüğü (Metal Parlaklığı) ölçümlenerek raporlanacaktır.”

Madde 5: İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG)

Kurumsal firmalar için en büyük risk iş kazasıdır.

• “Yüklenici, 6331 sayılı İSG kanununa tam uyum sağlayacaktır.”

• “Yüklenici, işletme mallarına veya 3. şahıslara verilebilecek zararlara karşı ‘3. Şahıs Mali Mesuliyet Sigortası’ poliçesini (Minimum … TL teminatlı) ibraz edecektir.”

Madde 6: Operasyon Saatleri ve Süreklilik

• “Hizmet, işletmenin ticari faaliyetini aksatmayacak şekilde, mutfak kapanış saatinden sonra (Gece 00:00 – 06:00 arası) verilecektir.”

• “Yüklenici, acil durumlarda (tıkanıklık, yangın riski) çağrı yapıldıktan sonra en geç 4 saat içinde müdahale etmeyi taahhüt eder.”

Madde 7: Raporlama ve Kabul

• “Hizmetin tamamlanması, İtfaiye ve Belediye mevzuatına uygun **’Yetkili Baca Temizlik Raporu’**nun idareye teslimi ile gerçekleşmiş sayılır.”

3. Değerlendirme ve Puanlama Kriterleri

Gelen teklifleri sadece fiyata göre değil, teknik yeterliliğe göre değerlendirmelisiniz. Şartnamenize bir puanlama tablosu ekleyebilirsiniz:

• Fiyat: %40

• Referanslar (Benzer Kurumsal İşler): %20

• Teknik Kapasite (Robot, Ekipman Parkuru): %20

• İSG ve Belge Tamlığı: %20

Şartname Hazırlarken Yapılan En Büyük 3 Hata

1. “Genel Temizlik” İfadesi Kullanmak: “Baca temizlenecek” derseniz, firma sadece görünen yeri siler gider. “Yağlı Kanal” ve “Motor” detayını mutlaka yazın.

2. Cezai Şart Koymamak: Gecikme, işin eksik yapılması veya personelin İSG kurallarına uymaması durumunda uygulanacak maddi kesintileri (Hakedişten %10 kesinti vb.) belirtmezseniz, yaptırım gücünüz olmaz.

3. Filtreleri Unutmak: Davlumbazın içindeki metal filtrelerin veya varsa Elektrostatik Filtrelerin temizliği genelde unutulur. Bunlar ayrı bir uzmanlık gerektirir ve şartnamede belirtilmelidir.

Servis Bakımı Olarak Desteğimiz

Biz Servis Bakımı olarak, potansiyel kurumsal müşterilerimize şartname hazırlık aşamasında Danışmanlık desteği veriyoruz.

• Siz şartnamenizi yazarken teknik detaylarda boğulmayın.

• İşletmenize gelip sistemi inceleyelim.

• Size özel, “Kopyala-Yapıştır” olmayan, binanızın gerçeğine uygun bir Teknik Şartname Taslağı hazırlayıp sunalım.

Sıkça Sorulan Sorular

Teknik şartname örneğini nereden bulabilirim? İnternetteki genel örnekler risklidir. Bize ulaşırsanız, sektörünüze (Otel, AVM, Sanayi) uygun profesyonel bir taslağı (Word formatında) ücretsiz olarak paylaşabiliriz.

İhalede “Birim Fiyat” mı “Götürü Bedel” mi istemeliyim? Eğer şubeleriniz standart ise (Zincir Fast-Food) Götürü Bedel (Şube Başı Sabit Fiyat) en iyisidir. Ancak fabrikalar veya karmaşık yapılar için Metre Tül birim fiyatı üzerinden teklif almak daha adil olur.

Şartnameye marka/model yazabilir miyim? Kamu ihalelerinde marka yazılamaz ancak özel sektör alımlarında “X Marka Kimyasal veya Muadili” şeklinde kalite standardını belirleyebilirsiniz.

Sözleşme süresi ne kadar olmalı? Fiyat istikrarı ve operasyonel hafıza için genellikle 1 Yıllık sözleşmeler önerilir. Periyotlar ise yönetmelik gereği belirlenir (Örn: 3 ayda bir).

Doğru Şartname, Sorunsuz Hizmet Demektir

İhaleye çıkmadan önce elinizi güçlendirin. İşletmenizin yangın güvenliğini ve bütçesini koruyan, profesyonel bir teknik şartname oluşturmak için Servis Bakımı‘nın deneyiminden faydalanın.

Örnek Şartname Taslağı ve Kurumsal Danışmanlık İçin Bize Ulaşın